Составьте и оформите приказы по основной деятельности - Pravohelp24.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Составьте и оформите приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности: классификация и образцы

Назначение приказов

В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях. Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД).

А приказы по основной деятельности — это какие приказы? Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации. Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие.

При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным. Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет. Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет (п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010).

В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц. К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:

  • об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;
  • о трудовом распорядке;
  • о графике отпусков;
  • о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;
  • об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
  • о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.

Виды приказов по основной деятельности

В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:

  1. Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
  2. Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
  3. Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
  4. Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
  5. Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
  6. Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
  7. Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
  8. Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.

Правила составления приказов: пошаговая инструкция

Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.

Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.

Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:

  1. Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
  2. Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
  3. Ставится заголовок — тема распорядительной документации.
  4. Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).
  5. Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
  6. После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
  7. Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.

Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа.

Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.

Пример: приказ об утверждении штатного расписания

Журнал регистрации приказов: зачем нужен и как заполнять

Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности. Форму ведения реестра предприятие может выбрать самостоятельно: либо приобрести специализированный бланк (регистрационная книга в формате А-4), либо разработать в зависимости от потребностей.

В реестре также принята порядковая нумерация. Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно. Стоит отметить, что полное название указа можно сократить, однако оно должно быть понятным и читаемым.

Таким образом, после издания распорядительного документа его нужно сразу же зарегистрировать в специальном журнале регистрации, так как, в соответствии с законодательными нормативами, указ считается недействительным без официальной регистрации факта его создания (ГОСТ Р 51141-98).

Так же, как и сами ПОД, ежегодно заводится новый реестр регистрации распорядительной документации и далее ведется в течение календарного года. В случае завершения журнала в течение отчетного периода заводится новая канцелярская книга, которой дается наименование «Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Часть 2». По завершении года реестр прошивается и сдается в архив вместе с ПОД за данный отчетный период.

Образец журнала, регистрирующего перечень приказов по основной деятельности, можете скачать бесплатно.

Скачать образцы

Далее рассмотрим приказы по основной деятельности — образцы 2019 года.

Что такое приказы по основной деятельности

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением. В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Приказы по основной деятельности

Часто у делопроизводителей возникают сложности с тем, как правильно написать приказ, и с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу. Основной принцип следующий: если бланк приказа регулирует трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

Приведем далеко не полный перечень распоряжений по ОД. К ним относятся следующие распоряжения:

  • о вступлении в должность руководителя;
  • о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
  • о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
  • о наделении правом подписи;
  • о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
  • о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
  • о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
  • об утверждении штатного расписания;
  • о создании обособленного подразделения;
  • о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
  • о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
  • об обеспечении охраны коммерческой тайны;
  • об использовании мобильной связи;
  • об утверждении перечня материально ответственных лиц;
  • о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
  • об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
  • о графике работы организации в майские праздники;
  • об организации расследования несчастного случая.
Читайте также:  Отказ от гражданства молдовы как оно должно выглядеть какой формы

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в Г ОСТ Р 6.30-2003 . В этом документе определена форма приказа по основной деятельности, указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте обычно указываются следующие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата и регистрационный номер;
  • тема;
  • основной текст;
  • место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
  • отметка об исполнителе;
  • место для виз согласования, если это необходимо.

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Реестр изданных распоряжений

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет. Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал. Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там фиксировать следующие сведения:

  • регистрационный номер;
  • дату подписания;
  • наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
  • данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
  • отметку об исполнении;
  • примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

48) Требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.

Различают три вида приказа:

приказ по административно-хозяйственным вопросам;

приказ по основной деятельности;

приказ по личному составу.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Рассмотрим приказы по основной деятельности организации.

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа:

изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;

обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений);

согласование документа и его подписание.

Приказы по основной деятельности составляются на бланке предприятия и содержат набор следующих реквизитов: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись, грифы согласования, визы, отметку об исполнении документа.

Оформление основной части приказа

Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.

·Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга. Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то в констатирующей части приказа указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках В последнем предложении констатирующей части точка не ставится. Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки от левого поля документа. После него ставится двоеточие.

Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части приказа. Используемые здесь формулировки должны быть конкретными, четким, не допускающими двоякого толкования и лингвистически правильными. Они не должны противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным документам, изданным в данной организации и в целом в правовом поле России.

Если распорядительная часть приказа предполагает различные по характеру действия или поручения, которые будут исполняться несколькими исполнителями, то ее следует разделить на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если текст приказа содержит подпункты, то их также лучше нумеровать арабскими цифрами (их номер будет состоять из порядкового номера пункта, точки и порядкового номера подпункта внутри пункта и т.д.). Количество уровней вложенности может быть разным (где-то 1 уровень, где-то – 2, где-то – 3 и т.д.); нумерация, конечно, поможет определить, что куда относится, но злоупотреблять не стоит. В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнителя рекомендуется указывать в дательном падеже, при этом называется не только его фамилия, но и должность (возможно с наименованием структурного подразделения) – см. пункт 1 в Примере 6. Если предписываемое действие будет исполняться несколькими исполнителями одновременно, то в этом случае исполнители могут быть указаны обобщенно. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «разработать», «утвердить», «подготовить», «ввести в действие» и т.д.

Срок исполнения должен устанавливаться для каждого задания в отдельности. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

Оформление приложений к приказу

При большом объеме текста в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу. В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом, и др. В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:

…(приложение) – если приложение одно;

. (приложение 1) . (приложение 2) – если приложений несколько.

На документе, являющемся приложением, в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относится.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: . (приложение), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю.

Визирование и подпись

До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.

Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

После окончательного оформления приказа до его представления на подпись руководителю приказ должен быть завизирован всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

ЕслиПодписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

Читайте также:  Сколько стоит оформление переуступки права требования

Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».

Распорядительные документы. Оформление приказов по основной деятельности, указаний и распоряжений

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

  • Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
  • Подготовка проекта приказа
  • Согласование проекта со специалистами
  • Подписание приказа руководителем

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

  • Наименование вида документа – ПРИКАЗ
  • Дата (датой приказа является дата его подписания)
  • Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
  • Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
  • Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

  • «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
  • «что сделать» (указывают конкретную работу)
  • «в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

  • Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
  • Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
  • Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Образец приказа:

Открытое акционерное общество
«АБСОЛЮТ» П Р И К А З
20.05.2001 № 23 __

Об образовании юридической

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

  • Главного юрисконсульта – 1 штатная единица
  • Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
  • Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Помощник генерального директора

по коммерческим вопросам

Антонова 265 76 88

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

  • Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
  • Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

Образец указания:

Открытое акционерное общество
«АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ
_______________№______________

О введении в эксплуатацию

На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)»

1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001.

2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы.

3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Руководитель службы ДОУ

Смирнова 233 45 80

Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

  • Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
  • Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

Образец распоряжения:

Открытое акционерное общество
«АБСОЛЮТ» РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______________№______________

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40

1. Провести ремонтные работы в комнате № 40.

Ответственный – начальник технического отдела Антонов В.С.

Срок исполнения – 01.06.2001
2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.

Оформление приказов по основной деятельности. Образец: приказ по основной деятельности

Каждое из управленческих действий начинается с приказа. Это — определенный документ распорядительного характера, издаваемый с целью решения любых задач организации (подразделения) — административных, кадровых и т. п. Приказ относится к числу стандартных документов и обладает четко регламентированной структурой. Правила его оформления изложены в ГОСТ Р 6.30-2003.

О содержимом

Касаться приказы могут чего угодно — порядка работы с документами, взаимоотношений в рабочем коллективе, поощрений либо взысканий и прочих моментов деятельности предприятия. Существует условное деление их на две большие группы — касающиеся процессов делопроизводства (их именуют приказами по основной деятельности) и по кадровым вопросам — относящиеся к личному составу. От назначения приказа зависит и ответственность за его исполнение, возлагаемая на то или иное лицо.

Составляется приказ на специальных бланках, имеющих установленную форму. Такой бланк может содержать герб РФ (если учреждение относится к федеральному уровню) либо собственную эмблему или товарный знак. К числу обязательных реквизитов приказа относится упоминание организационно-правовой формы предприятия с полным его наименованием и регистрационного номера документа, то есть того, в порядке которого приказ регистрируется в специальном журнале. Кроме того, обязательный его реквизит — число и год издания или дата подписи руководителем.

Как они выглядят?

Согласно правилам деловой переписки, бланк приказа по основной деятельности (как и любого другого) имеет поля (10 мм справа, по 20 мм сверху и снизу). В случае большого объема текста отдельные листы принято нумеровать, начиная со второго из них. Проставляется номер в центре верхней строки. Наименование «ПРИКАЗ» целиком печатается прописными буквами. Ниже ставится заголовок приказа без кавычек — это краткий ответ на вопрос о содержании документа.

Дальше излагается основание приказа. Начинают с преамбулы — причины, вызвавшей издание приказа либо события, ему предшествовавшего. Формальное начало данного абзаца обычно звучит как «В целях. «, «В соответствии. «, «В связи с. «, «Во исполнение. «. Данный пункт может содержать ссылку на тот официальный документ, что послужил основанием к изданию приказа. В завершение преамбулы ставится слово «приказываю».

Ниже идет распорядительная часть. Она формулируется предельно конкретно и содержит описания тех действий, которые предписаны документом, а также указывает исполнителя, на которого возложен контроль. Если в данной части содержится целый ряд действий, возможна, но не обязательна, их нумерация. Примера оформления приказа в данной его части не существует — каждый конкретный случай зависит от ситуации.

Другие подробности

В роли исполнителей могут выступать подразделения организации либо отдельные люди. Когда речь идет о конкретных сроках исполнения, они должны быть указаны. В случае распоряжения регулярного характера о таких сроках речь не идет. Последний пункт может содержать указание на ответственного за исполнение распоряжения. Завершается приказ подписью руководителя с указанием должности и расшифровкой.

Формулировка «довести до сведения» в приказ обычно не вносится. С данной целью документ сопровождается так называемым листом рассылки, где суть дублируется в произвольной форме с перечислением лиц, обязанных быть ознакомленными с документом. Предназначен такой лист рассылки для дальнейшей работы с приказом в отделе делопроизводства. Без него можно обойтись, если сотрудники расписываются без лишних формальностей в ознакомлении с содержимым документа.

В случае сопровождающего приказ крупного массива информации он оформляется в виде приложения. Оно может состоять из штатных расписаний, графиков, схем, инструкций либо положений. Каждое приложение обязано быть пронумеровано.

У оригиналов приказов сроки хранения — в течение пяти лет. Если речь идёт о приеме на работу и увольнении, данное время составляет 75 лет. При ликвидации организации документы передаются в городской архив.

Пример оформления приказа как такового (независимо от его назначения) вы найдете ниже.

Что такое ПОД?

Рассмотрим подробнее, какими бывают приказы, и остановимся на тех из них, что составляют тему настоящей статьи. Как уже было сказано, номенклатура подобных распоряжений делится на две части — приказы организации по основной деятельности и по личному составу. Сегодня наша задача — рассмотреть первую из категорий. Также мы обязательно предложим читателю для ознакомления образец приказа по основной деятельности.

Такие приказы относятся к числу нормативных документов локального характера, в которых находят отражения управленческие решения, затрагивающие вопросы планирования производственной и хозяйственной деятельности, финансирования, бухгалтерской отчётности, кредитования и т. п. Издает их структурное подразделение, непосредственно занятое соответствующей деятельностью. Отдельное место среди всех приказов раздела ОД (по основной деятельности) можно отвести распоряжениям административно-организационного или хозяйственного характера. Хранятся они раздельно с другими в связи с собственным сроком хранения, не превышающим 5 лет.

Как разобраться?

Порой делопроизводители испытывают сложности в отнесении приказа по ОД или по личному составу. Преодолеть данные затруднения можно, опираясь на основной принцип: если в документе идет речь о трудовых отношениях с организацией определенных лиц (увольнение и прием, командировка, отпуск и т. д.), то он относится к числу распоряжений по личному составу. Когда же говорится об организации целиком — данный приказ относится к распоряжениям по основной деятельности, даже в случае выдачи поручений конкретным работникам и обозначения определённых ответственных лиц.

Примером приказа по основной деятельности может служить документ о вступлении руководителя в должность, о возложении на него обязанностей главного бухгалтера, о наделении правом подписи и т. п. Каждая из трех разновидностей приказов относится к одной из укрупненных документальных групп, оформление которых производится внутри компании. Ниже в нашей статье мы приведем для читателя пример приказа по основной деятельности.

Градация всех приказов на ПОД (приказы по основной деятельности), ПЛС (приказы по личному составу) и ПАД (приказы по административно-хозяйственной деятельности) — общепринятое явление в сфере делопроизводства. Но тем, кто не имеет четкого представления о подобном разграничении, иногда бывает сложно понять, о какой сфере деятельности компании идёт речь и к какой группе приказов следует отнести то или иное распоряжение. Например, приказы школы по основной деятельности зачастую содержат информацию, относящуюся и к учебному процессу, и к графику отпусков педсостава.

О разных видах приказов

Чтобы внести ясность в этот вопрос, попробуем вкратце охарактеризовать каждую из групп для вычленения соответствующей сферы деятельности компании.

Группа ПЛС (по личному составу), как уже упоминалось, непосредственно связана с кадровым составом организации. Помимо «принимающих» и «увольняющих» приказов, туда входят все те, что касаются отпусков и стимулирующих распоряжений, а также дисциплинарных взысканий, отправки работников в командировки и прочих мероприятиях, связанных с деятельностью конкретных сотрудников.

В группу ПАД (административно-хозяйственная деятельность) входит вся совокупность административных распоряжений и приказов, так или иначе касающихся решения вопросов по эксплуатации хозяйственного имущества, охране, внутренней связи и транспортному обеспечению.

Если же приказ никак не относится к тематике одной из двух перечисленных групп, его можно причислить к ПОД (приказам по основной деятельности).

Подробно о ПОД

Теперь перейдем к более подробной расшифровке данной группы, то есть посмотрим, какие приказы по основной деятельности существуют на практике. Она может считаться наиболее объёмной и непредсказуемой по количеству и разнообразию затрагиваемых вопросов. Можно выделить несколько видов приказов по основной деятельности разных подгрупп — приказы структурного характера, нормативного характера, организационного, надзорного, отчётного, финансового, обеспечительного, информационного.

Структурные ПОД издаются с момента создания предприятия. Их содержание отражает видение руководством структуры компании и принятые для ее формирования мероприятия. В данную группу входят все распоряжения, касающиеся важных преобразований, слияний, расширений и т. д.

Под нормативными ПОД понимаются те распоряжения руководства, которые направлены на упорядочение производственной деятельности. Приказом данного раздела бывают утверждены любые внутренние локальные акты (касающиеся трудового распорядка, положений о премировании и командировках, вопросов оплаты труда, способа учета рабочего времени и т. п.) Сюда же относится всё многообразие инструкций, методических разработок и пр. Для наглядности мы помещаем ниже образец приказа по основной деятельности данной категории.

Какими еще они бывают?

Организационные приказы по основной деятельности состоят из распоряжений, утверждающих штатное расписание, регламентирующих создание структурных подразделений, назначающих состав комиссии для расследования несчастных случаев на производстве и прочих аналогичных актов.

Задача надзорных ПОД, как видно из названия, состоит в обеспечении контрольно-надзорных функций в компании. В качестве примера можно назвать проведение инвентаризации и обязательства по составлению годовой финансовой отчётности, назначение контрольных мероприятий, касающихся охраны труда, регулирование вопросов аттестации кадров и т. д.

ПОД, относящиеся к отчётным, имеют место чаще всего в крупных холдинговых компаниях. В таких организациях, кроме стандартной бухгалтерской отчётности, существует множество и других видов документации финансового, управленческого, статистического, аналитического характера. Подобные распоряжения регламентируют периодичность разных видов отчётов, уточняют назначение исполнителей и ответственных лиц. Порой приказы из этой группы пересекаются по своему содержимому с предыдущей (надзорной) подгруппой.

Другие виды приказов по основной деятельности

ПОД финансового характера относятся к материальной сфере деятельности организации. Их содержание касается стратегии компании в данном вопросе, решений руководства по основным денежным вопросам, видах и формах инвестиций и т. п.

Обеспечительные ПОД. С их помощью администрация ведёт решение вопросов, относящихся к материально-техническому обеспечению деятельности, организует снабжение и регулирует прочие подобные моменты.

ПОД информационного характера могут затрагивать самый широкий спектр решений и вопросов. Именно сюда попадают приказы, например, об организации работы архива или введении в действие графика документооборота, а также множество им подобных.

Как оформляют приказ по основной деятельности?

Как же выглядит типичный ПОД? В своём общем виде формы приказов по основной деятельности достаточно стандартны и состоят из трех компонентов:

  1. Заглавной части, содержащей, кроме наименования компании, название самого документа с датой и номером.
  2. Содержательного раздела с описанием ситуации и соответствующим распоряжением руководства.
  3. Завершающей части, обычно представляющей из себя подписи руководства и прочих лиц, имеющие ознакомительный либо согласовательный характер.

Подобную форму имеют практически все приказы по основной деятельности. Структура их аналогична вышеуказанной. Различия касаются лишь названия и содержания 2-го пункта.

Как нумеруются ПОД?

Процесс присвоения приказу порядкового номера законодательством не регламентирован. В целом принята раздельная нумерация ПОД отдельно от других категорий — ПЛС и ПАД. Отсчет начинается с наступлением нового календарного года. Подобная система нумерации даёт возможность не только навести порядок в журнале приказов по основной деятельности, но и позволяет быстро находить любой нужный приказ по его номеру среди огромного количества управленческих документов организации.

Холдинги масштабного характера, документооборот которых весьма значителен и разнообразен, могут разработать свою собственную систему нумерации документов, правила которой бывают изложены и закреплены в специально изданном локальном акте, содержащем образец приказа по основной деятельности компании. Таким образом на предприятии может существовать своя собственная единая для всех его подразделений система нумерации распорядительных документов.

В таких случаях характерный признак — присвоение номеров, имеющих сложный состав, индексы после дефиса или разделительной черты. Те, кого интересует расшифровка значения каждого индекса, могут ознакомиться со специальной имеющейся на этот счёт отдельной инструкцией либо локальным актом.

Имея представление о том, как выглядит образец приказа по основной деятельности, читателю будет легче сориентироваться в бесконечном море деловой документации, особенно в ситуации защиты собственных трудовых прав.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector