Ведомость на списание материальных запасов бланк скачать - Pravohelp24.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Ведомость на списание материальных запасов бланк скачать

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

Формирование ведомости о выдаче материальных ценностей на нужды учреждения происходит в тех случаях, когда какие-либо товары или материалы переходят из ведения ответственного работника в руки другому сотруднику.

В каких организациях используется ведомость

Данный вид ведомости может применяться в самых разных учреждениях: государственных и негосударственных. Чаще всего он используется в учебных заведениях, научных и медицинских центрах. Иногда этот документ можно встретить и в коммерческих компаниях, поскольку он удобен тем, что содержит в себе все необходимые сведения для учета определенной группы товарно-материальных ценностей.

Какие материалы вносятся в документ

Не все материалы, используемые в деятельности организации, подлежат отражению в данном типе документации. Сюда следует вносить только те наименования, которые применяются для осуществления работ по достижению целей и решения профессиональных задач учреждения и цена которых за одну единицу не выше трех тысяч рублей. В частности это канцелярские принадлежности (офисная бумага, ручки, маркеры, карандаши, дыроколы), оргтехника, «расходники» и сменные аксессуары и т.п.

В нормативно-правовых актах учреждения обязательно должна быть указана категория товарно-материальных ценностей, учитываемых по ведомости, с подробным их описанием.

Для чего нужна ведомость

Ведомость – это отчетный документ, на основании которого в организации происходит бухгалтерский учет, списание материальных ценностей и основных средств, стоимостью до трех тысяч рублей.

Основное преимущество данного документа заключается в том, что для его формирования не требуется созывать специальную комиссию (как в случае списания товаров и материалов с более высокой стоимостью).

Сама по себе ведомость не особенно сложна, но, тем не менее, к ее составлению следует относиться крайне внимательно и серьезно, поскольку при контрольных действиях, проводимых надзорными органами, именно подобная документация проверяется в первую очередь. Выявление даже малейших неточностей в заполненном бланке в сопоставлении со сведениями из других бумаг чревато наложением административного штрафа на руководство и материально-ответственных работников.

Кто формирует ведомость

В составлении ведомости участвуют два представителя организации: сотрудник, который выдает материальные ценности (кладовщик, завхоз и т.д.) и специалист бухгалтерского отдела, который занимается их списанием. После того, как они заполнят все необходимые строки и ячейки, ведомость передается на утверждение руководителю учреждения.

Как составить ведомость

Ведомость выдачи материальных ценностей для потребностей учреждения относится к первичной документации, используемой в основном, как уже выше говорилось, в государственных бюджетных организациях. Именно поэтому применяется ее унифицированная форма, разработанная относительно недавно – в 2015 году (ранее действовавший формуляр перестал быть действительным) и заполняемая в определенном порядке

Ведомость можно делать в «живом» виде или в печатном, но во втором случае ее следует обязательно распечатать (для визирования). Если ведомость делается на бумажном носителе, оставшиеся пустыми строки следует зачеркивать, если в электронном формате, то пустые строчки нужно обязательно удалять (во избежание всевозможных манипуляций с документом)

Формируется она в одном оригинальном экземпляре, который изначально составляется в отделе выдачи товарно-материальных ценностей, а затем передается в бухгалтерию.

Сведения о готовой ведомости нужно внести в специальный учетный документ – журнал, после чего передать ее на хранение ответственному сотруднику. Период хранения ведомости определяется либо учетной политикой учреждения, либо нормами законодательства, регулирующими создание данного вида документации. После того, как ведомость утратит свою значимость, ее можно утилизировать (при соблюдении процедуры также установленной в законе).

Кто должен подписать документ

В ведомости должны стоять три подписи: директора учреждения, материально-ответственного сотрудника и бухгалтера. Своими автографами они свидетельствуют о том, что вся внесенная в документ информация верна. Готовый бланк следует проштамповать, но только в том случае, если организация, внутри которой он формируется, применяет в своей текущей деятельности печати или штампы.

Образец ведомости

  1. Справа, вверху ведомости, несколько строк отведены под подпись руководителя учреждения.
  2. Ниже указывается дата формирования ведомости, наименование организации (полное) и структурного подразделения, в котором она выпустилась.
  3. Далее вписывается информация о материально-ответственном лице: достаточно указать здесь его фамилию-имя-отчество.
  4. Затем идет основной раздел. Начинается он с бухгалтерских записей о проводках товарно-материальных ценностей, внесенных в бланк.
  5. Ниже свои подписи ставят главный бухгалтер и работник, выдавший товары и материалы по настоящей ведомости, документ еще раз датируется.

  1. Вторая часть бланка содержит собственно сведения о товарно-материальных ценностях, оформленные в виде таблицы.
  2. В первый столбец вносится ФИО получившего их работника, он же расписывается в конце соответствующей строки.
  3. В вертикальные столбцы вносятся данные об объектах, подлежащих учету (их название и код) и единица измерения (также в виде наименования и кода).
  4. После того, как ведомость будет заполнена, подводятся ее итоги: выданное количество каждого наименования материалов, а также их стоимость за одну штуку и общая стоимость по всем столбикам.

Форма 0504230. Акт о списании материальных запасов

Акт о списании материальных запасов – официальный первичный документ, который оформляется в случае выдачи со склада материальных запасов в какое-либо подразделение организации или для нужд предприятия в целом. Он является основанием для формирования бухгалтерских отчетных бумаг.

Что может послужить основанием

Основание для формирования акта всегда должно быть, т.к. каким-либо образом нужно аргументировать то, что материальные запасы списываются.

Если, например, это строительные материалы, которые идут на текущий ремонт, для подтверждения акта списания должен быть издан приказ от имени главного директора о проведении ремонтно-отделочных работ в каком-либо помещении.

Если акт выписывается после проведенной инвентаризации, то основанием для бумаги должны быть ее результаты, а точнее, документы, которые были получены в результате инвентаризации. Также основаниями могут служить:

  • требование-накладная;
  • лимитно-заборная карта;
  • накладная на отпуск на сторону;
  • ведомость о выдаче запасов и пр.

Подготовка

Согласно закону (а конкретно — Приказу Минфина №73н от 15.12.2010 года) перед проведением процедуры списания руководителем учреждения должен быть утвержден состав комиссии по поступлению и выбытию активов. Последняя выбирает себе председателя и отвечает за проверку факта списания материальных активов и нюансы этого списания.

Помимо нее, при списании должно присутствовать материально ответственное лицо (например, кладовщик). Его ФИО указывается в самом начале акта.

Бухгалтерский учет

Когда документ поступает в бухгалтерию, посредством его могут осуществляться разные процедуры списания, а именно:

  • Списание в силу выбытия. Это предусмотрено пунктами с 124 по 126 приказа Минфина №119н от 28 декабря 2001 года.
  • Списание в производство. Пункт 98 того же приказа.
  • Списание в производство материально-производственных запасов, в отношении которых должен производиться особый учет. Пункт 107.

Составные части

Акт о списании материальных запасов имеет две страницы в бланке. Первая должна содержать подпись руководителя учреждения. Вторая – «автографы» всех членов созванной по поводу списания материалов комиссии. Таблица, которая начинается на первом листе и заканчивается на втором, может быть более продолжительной. Также на первой странице, в правом верхнем углу, отведено отдельное место под подпись директора с датой подписания. Прямо под ней находится миниатюрная таблица, в которой содержатся коды. В доступном для скачивания бланке документа на этой странице код формы по ОКУД сразу отмечен – 0504230. При заполнении остается только прописать дату списания материальных запасов, код по ОКПО и КПП.

Читайте также:  Могут ли приставы требовать долг с родственников

Сколько бы ни было страниц в конкретном акте о списании материальных запасов, в нем обязательно должны содержаться шапка, основная табличная часть и заключение.

В верхней части акта всегда прописывается:

  • Номер документа и дата его принятия.
  • Название учреждения.
  • Его ИНН.
  • Наименование структурного подразделения (при его наличии).
  • Материально ответственное лицо (должность, ФИО).
  • Должность, фамилия и инициалы председателя и членов комиссии, в присутствии которых заполнялся документ.
  • Ссылка на номер и дату приказа (или распоряжения) о созыве комиссии руководителем учреждения.


После продолжительной вводной части идет таблица, которая должна содержать конкретную и достоверную информацию о:

  • Наименовании материала, который подлежит списанию (был израсходован) с его кодом.
  • Единицах измерения упомянутого материала.
  • Нормах расхода.
  • Сколько фактически израсходовано: количество, цена и сумма (только цифрами).
  • Причинах списания.


Два последних столбца посвящены бухгалтерским записям: дебету и кредиту. Они заполняются только после поступления акта в бухгалтерию.

Важно! Данные о разных материалах должны находиться в разных строках таблицы.

Отдельно прописываемый нюанс – общая сумма списания. Она выписывается в отдельно вынесенном фрагменте таблицы. Кроме того, прописывается сразу после нее цифрами и прописью. Она является основной при проведении дальнейших бухгалтерских операций.

В конце оставлено пять строчек для формулировки заключения комиссии. Председатель и члены комиссии ставят свои подписи в подтверждение того, что проверка на складе была произведена и выявила фактическое расходование указанных материалов в указанном количестве.

На бланке также находится отметка бухгалтерии о том, что акт был отражен в журнале операций за конкретную дату. О факте проведения акта должны свидетельствовать печать и подпись главного бухгалтера с расшифровкой.

Сколько экземпляров потребуется

Для удобства должно быть минимум три экземпляра бумаги. Первый поступает в бухгалтерию для переноса данных в последующие документы и ссылок. Второй поступает в распоряжение комиссии, производящей списание. Третий остается у материально ответственного лица для формирования отчетов.

Альтернатива

В 1999 году был принят Приказ Минфина №107н. Он утратил силу, однако форма акта о списании материальных запасов №230 прижилась в деловых кругах достаточно хорошо. Некоторые организации продолжают ей пользоваться для установления факта списания материальных запасов. Форма 230 может быть использована как альтернатива форме ф 0504230, но вторая является более прогрессивным способом ведения документооборота в учреждении.

Приложения

Если расходование материалов производилось на какие-либо нужды учреждения по прямому приказу (распоряжению) руководителя организации, то к акту должно быть приложение. Одно или несколько. Они являются основанием для списания. Без них акт о списании материальных запасов формы ф 0504230 не будет иметь юридической силы. Бухгалтер по нему не имеет права списывать материальные ценности с учета. Все нюансы заполнения указаны в Приказе Минфина №52н от 30 марта 2015 года.

Составляем ведомость выдачи материальных запасов — образец

Ведомость выдачи материальных запасов ф. 0504210 применяется в организациях бюджетной сферы. Она имеет строго регламентированную форму. В предлагаемом материале рассмотрим подробнее, в каких случаях используется ведомость и как ее заполнить.

Формы для бюджетников по приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н

В то время как для коммерческих предприятий появляется все большая свобода в оформлении первички, документацию для предприятий бюджетной сферы продолжают регламентировать.

Формы бюджетной отчетности утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н

В отношении форм, предлагаемых для оформления выбытия материальных ценностей (далее МЦ) по утвержденному для бюджетных организаций порядку, в приказе № 52н имеются формы:

  • ОКУД 0504210 «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения»;
  • ОКУД 0504230 «Акт о списании материальных запасов».

Что понимается под материальными запасами, узнайте из публикации «Что это за понятие — материальные запасы?».

В каких случаях подойдет акт, а в каких — ведомость?

Применение той или иной формы зависит от содержания операции и вида МЦ:

  • если МЦ списываются в момент использования и выдаются для текущих задач (хозяйственных, научных и т. п.), то следует применять ОКУД 0504210 «Ведомость»;
  • если МЦ списываются не единовременно в полной стоимости (например, основное средство), если списание нормируется и контролируется — нужно оформлять ОКУД 0504230 «Акт».

Далее предметом нашего рассмотрения будет ОКУД 0504210 «Ведомость выдачи МЦ».

Как заполнить ведомость на выдачу ТМЦ в бюджетном учреждении?

Форму начинаем заполнять с титульного (первого) листа:

  • В шапку формы вносится информация о самом учреждении (для которого заполняем), отделе, выдающем МЦ, материально ответственном лице. Также в правом верхнем углу предусмотрено место для утверждающей надписи руководителя.

ВАЖНО! Утверждению руководителем подлежит каждая составленная в учреждении ведомость.

  • В раздел «Принято к учету» вносится проводка на выбытие МЦ в соответствии с планом счетов по приказу Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
  • В нижней части первого листа в обязательном порядке проставляются данные и подписи:
    • главного бухгалтера учреждения;
    • лица, которое фактически произвело выдачу ТМЦ;
    • лица, которое подготовило форму (исполнителя).

Второй лист формы является информативным. В представленной в нем таблице фиксируются:

  • наименование выдаваемых МЦ;
  • учетный код выдаваемых МЦ;
  • единица измерения МЦ;
  • Ф. И. О. лиц, получивших МЦ по ведомости и место для их собственноручной росписи в получении;
  • количество выданных МЦ в заявленных единицах измерения;
  • учетная стоимость (цена приобретения) МЦ.

По итогам заполнения в нижней части таблицы производится калькуляция всех выданных по ведомости МЦ по количеству и стоимости.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если ведомость заполняется с помощью технических средств (например, на компьютере), оставшиеся пустыми строки убираются. Если ведомость в бумажном виде, в незаполненных строках нужно поставить прочерк.

Готовая ведомость передается в бухгалтерию учреждения.

Пример списания материальных запасов в бюджетном учреждении размещен в статье «Учет материалов в бюджетных учреждениях (нюансы)».

Актуальный образец заполненной ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по форме ОКУД 0504210 можно скачать на нашем сайте.

Отдельные нюансы учета, влияющие на формирование ведомости

При обороте МЦ в бюджетных учреждениях основной вопрос в том, как правильно классифицировать МЦ для учета и списания. Специальных разъяснений регулирующих органов по данному вопросу нет. Вместе с тем есть различия в процедурах при единовременном списании МЦ (по ведомости) и списании по акту. Во втором случае необходимость списания (как и решения о закупке) должна быть оформлена решением специальной комиссии. Чтобы не созывать комиссию по каждому факту закупки или выдачи дыроколов и одноразовых картриджей для оргтехники, бюджетные организации обычно устанавливают определенную классификацию приобретаемых и расходуемых ценностей. Все входящие в оборот учреждения МЦ подразделяются на учетные группы, которые оформляются в дальнейшем тем или иным установленным документом (ведомостью или актом). Критерии этой классификации нужно описать в учетной политике.

Второй нюанс, который также должен попасть в учетную политику прежде, чем будет применяться на практике, — определение стоимости списания МЦ. Инструкцией Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н для бюджетников предусмотрены всего 2 способа: по цене каждой единицы и по средней стоимости (п. 108 инструкции). Предпочтительный способ следует выбрать, закрепить в учетной политике и применять последовательно из года в год. Как можно видеть из заполненной ведомости, выбранный способ будет прямо влиять на заполнение ведомости выдачи МЦ и итоговые результаты по ней.

Читайте также:  Должностные обязанности бухгалтера по банковским операциям в бюджете

ВАЖНО! Избранный способ списания нельзя менять в течение отчетного года.

С примером учетной политики для бюджетного учреждения знакомьтесь здесь: «Пример учетной политики в бюджетном учреждении (нюансы)».

И третий аспект, который рассмотрим в рамках данного материала, касается присвоения наименований и кодов МЦ, которые включаются в ведомость выдачи. При составлении справочника номенклатуры (в первую очередь это касается компьютерных программ) бухгалтеру необходимо искать разумный баланс между подробным описанием объекта в наименовании, с одной стороны, и отсутствием детализации — с другой.

Например, в приведенном образце имеется объект — бумага. Если в учете записывать просто «бумага», которая может приобретаться по разной цене и выдаваться либо по пачкам, либо по листам, нетрудно догадаться, что в учете быстро наступит путаница. С другой стороны, если чрезмерно детализировать учет, например заводить отдельные позиции на каждую партию бумаги от разных производителей и поставщиков, путаница наступит с не меньшими быстротой и вероятностью.

В приведенном в пример образце найдено взвешенное решение — наименование МЦ составляется по принципу 3 шагов:

  • вид МЦ — «бумага»;
  • основные характеристики — «пачка» (т. е. и приобретается, и выдается данная бумага именно по пачкам) и формат;
  • стоимость (цена) закупки — 135 руб. за пачку (данный вариант удобен при списании по фактической цене и наличии поставщиков с относительно стабильными ценами).

Кодировка номенклатуры, как можно заметить, построена на аналогии с цифрами кода кредитуемого счета, на котором учитываются ТМЦ. По общему правилу (идущему еще из разъяснений к постановлению Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66), если в утвержденной форме нет специальной отсылки к общероссийскому классификатору (например «код по ОКВЭД» или «код по ОКУД»), то под кодом подразумевается код по внутренней системе кодирования, принятой в учреждении.

Во избежание спорных вопросов (например, с проверяющими из вышестоящих структур) стандарт присвоения наименований и кодов МЦ необходимо закрепить в учетной политике учреждения.

Итоги

Ведомость выдачи материальных ценностей по форме ОКУД 0504210 действует с 2015 года. Само по себе заполнение ведомости сложности не представляет, если правильно организован учет соответствующих видов ТМЦ и применяемые нюансы закреплены в учетной политике бюджетного учреждения.

Как составить образец акта списания материальных ценностей

Учет материальных ценностей

Материально-производственные запасы (МПЗ) — активы, используемые в качестве сырья и материалов при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, для перепродажи, а также для нужд организации. Также допустимо использовать термин «товарно-материальные ценности».

Учет МПЗ в бухгалтерском учете регламентируют Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н) и (утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н).

При возникновении необходимости и достаточных оснований ТМЦ организация может списать. Причины списания материальных ценностей (п. 90-132 Приказа Минфина РФ № 119н):

  • отпуск материалов в производство;
  • продажа организацией материалов физическим и юридическим лицам;
  • списание материалов, пришедших в негодность по истечении сроков хранения;
  • списание морально устаревших МПЗ;
  • списание при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий.

Документальное оформление этих операций ведется посредством бухгалтерских учетных документов, в том числе акта о списании МПЗ. Форму организация может разработать самостоятельно или использовать унифицированную, утвержденную для организаций государственного сектора (№ 0504230 по Приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н).

Правила списания ТМЦ

Под товарно-материальными ценностями понимается следующее имущество организации:

  • сырье, материалы — предметы, вещи, которые используются на производстве для изготовления какой-либо продукции;
  • незавершенное производство — товары, продукция, производство которых не завершено, не получившие потребительских свойств в соответствии с их назначением, то есть находящиеся в стадии производства;
  • готовая продукция — товары, которые могут быть реализованы без дополнительных затрат, прошедшие все стадии производства, установленные в соответствующих нормативных документах: регламентах, технических указаниях;
  • запасы — неиспользуемое имущество организации, переданное для хранения на склады.

Предложить провести утилизацию может как лицо, отвечающее за сохранность ценностей и осуществляющее их учет, так и главный бухгалтер или руководитель предприятия. В целях проведения списания в организации создается специальная комиссия, которая может действовать как на временной, так и на постоянной основе. В состав такой комиссии в обязательном порядке включают лиц, на которых лежит материальная ответственность за конкретные ценности компании, специалистов по конкретному оборудованию, главного бухгалтера. В полномочия комиссии входит, в том числе, составление акта о списании, образец которого представлен ниже.

Процедура списания

Процедура состоит из 8 этапов:

  1. Создается комиссия. В комиссию может войти и руководитель организации, если у него возникнет такое желание. О создании комиссии издается приказ. В нем приводится перечень лиц, из которых состоит комиссия, а также содержится указание на необходимость составления списка ценностей, подлежащих списанию.
  2. Комиссия исследует сами ценности, устанавливает причины списания: поломка, порча, естественная убыль, устанавливает виновных и дальнейшие действия в отношении списанных материальных ценностей.
  3. Комиссия исследует и анализирует документы, подтверждающие состояние и состав ценностей: отчеты о работе, перечни, отчеты по расходам, калькуляцию и т. д.
  4. Комиссия фиксирует объем, который нужно списать, утверждает перечень и подводит итоги по сумме, балансовой стоимости.
  5. Все эти данные отражаются в акте, подписываемом всеми членами комиссии.
  6. Акт передается на утверждение руководителю.
  7. Бухгалтерия делает необходимые проводки и отметки в бухгалтерских, финансовых и отчетных документах.
  8. Комиссия осуществляет контроль за уничтожением списанного имущества, если таковое необходимо.

Если установлено виновное лицо, оно также может быть привлечено к работе комиссии. В этом случае в акте делается отметка о порядке возмещения затрат организации.

Учет ценностей бухгалтерией осуществляется по фактической стоимости их приобретения, при этом косвенные налоги, оплаченные поставщику, в итоговой сумме не отражаются. Способ списания должен быть установлен в учетной политике (по себестоимости каждой единицы, по средним показателям себестоимости).

Утвержденный в локальных нормативных документах способ списания не может меняться в процессе списания. Иногда акт составляется в присутствии сторонних организаций, например при участии сотрудников санитарного или пожарного надзора.

Шаблон приказа

Шаблон не является унифицированным, поэтому организация может разработать собственный образец, включив дополнительные реквизиты и положения в соответствии с действующим законодательством.

Хотя компания сама вправе разрабатывать формы приказов и прочих документов, нельзя забывать о том, что они должны быть утверждены во внутренней учетной политике организации и соответствовать ей. В этом документе утверждаются формы первичной документации на предприятии для целей осуществления бухгалтерского учета.

Форма акта

На основании Методических указаний организации сами разрабатывают формы и образцы первичных документов. В альбомах унифицированных форм первичной учетной документации не предусмотрена форма акта о списании ТМЦ. Следовательно, каждая организация может самостоятельно разрабатывать и утверждать акт о списании материальных ценностей. Однако можно использовать формы ОКУД 0504230 и 0504143, которые применяют государственные и муниципальные учреждения.

Читайте также:  Письмо о переводе менеджера к менеджеру

Ведомость выдачи материальных запасов

Законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете коммерческим организациям разрешено использовать типовые формы первичной отчетности, на основании которых отражаются те или иные хозяйственные операции, а также им разрешено использование самостоятельно, разработанных форм первичной документации.

Бюджетные учреждения выбора применения форм первичной документации лишены. Бухгалтерия государственных и муниципальных учреждений и другие организации, деятельность которых, напрямую связана с бюджетом РФ или бюджетом местного уровня обязаны использовать бланки строгой отчётности, разработанные регламентом Минфина России.

Таким образом, приказом Министерства Финансов РФ за №52 от 30.03.2015г. разработаны формы строгой отчетности для бюджетной сферы.

Для документального оформления выбытия материальных ценностей приказом Минфина установлены две формы:

  • Форма №0504210 «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения»;
  • Форма №0504230 «Акт о списании материальных запасов».

В каких случаях применяется форма 0504210, а в каких 0504230

Применение указанных форм напрямую зависит от операций и видов материальных ценностей:

√ Форма отчётности 0504210 «ведомость» применяется, если списываются материальные ценности в момент использования и выдача таких материалов произведена для хозяйственных, научных и учебных нужд, т.е. данная форма по сути является накладной-требования;

√ Форма отчётности 0504230 «акт» применяется тогда, когда происходит поэтапное (не единовременное) списание материальных ценностей, к таким МЦ можно отнести основные средства. То есть данное списание осуществляется под контролем и в соответствии с нормами законодательства.

Состав и порядок заполнения «ведомости» выдачи товарно-материальных ценностей

«Ведомость» – это первичный отчетный документ, на основании данного документа осуществляется бухгалтерский учет по списанию материальных ценностей в бюджетном учреждении.

Ведомость состоит их двух страниц.

На первой (титульной) странице указываются следующие сведения:

√Наименование структурного подразделения, в котором непосредственно осуществляется передача товарно-материальных ценностей;

√ Фамилия Имя Отчество материально-ответственного лица;

Первая страница подлежит утверждению руководителем, для этого в правом верхнем углу предусмотрено поле для подписи, с указанием даты. Без подписи руководителя учреждения данная форма отчетности будет признана недействительной.

ВАЖНО! Непосредственно руководитель утверждает каждую ведомость, составленную в данном учреждении.

В небольшой таблице, на первой странице «Принято к учету», указывается проводка («Д-К») по бухгалтерскому учету на выбытие материальных ценностей, в соответствии с планом счетов для бюджетных учреждений (Приказ №162н).

√Внизу первой странице обязательно указывается следующая информация:

    • подпись, с расшифровкой главного бухгалтера;
    • должность, подпись, с расшифровкой лица, которым фактически произведена выдача ТМЦ;
    • должность, подпись лица – исполнителя, с расшифровкой, которое формирует данную форму.

На второй странице указываются следующие сведения:

Вторая страница считается информативной и представлена в виде таблице, в которой указывается следующее:

  • наименование материальных ценностей, которые выданы;
  • код учета выдаваемых материальных ценностей;
  • единицы измерения материальных ценностей;
  • Фамилия, инициалы получателя материальных ценностей по ведомости и место для расписки;
  • количество выданных материальных ценностей в единицах измерения, которые были в заявке;
  • стоимость по учету, т.е. цена приобретения материальных ценностей.

Внизу таблицы второй странице, подводятся калькуляционные итоги по количеству и стоимости материальных ценностей, выданных по ведомости.

Обращаем внимание! В случае заполнена ведомости в электронном виде пустые сроки нужно удалить, в случае заполнения ручным способом в пустых строках обязательно ставится прочерк.

Далее, подписанная всеми соответствующими лицами ведомость, передается в бухгалтерию, на основании которой в бухгалтерском учете будет отражена информация о движении материальных ценностей учреждения.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Ведомость или акт

Списание материальных ценностей в бюджетных учреждениях может также быть оформлено – актом, который считается альтернативным документом. Для того, чтобы применить форму 0504230 акта для списания материальных ценностей должно быть принято соответствующее решение специальной комиссии.

Принцип заполнения акта аналогичен форме ведомости по списанию ТМЦ. В форме акта в отличии от ведомости присутствует заключение комиссии и соответственно акт подписывают члены комиссии и ее председатель, а не руководитель учреждения. Но в нем в соответствии со спецификой документа, дополнительно приводится заключение комиссии,

Каждое учреждение самостоятельно утверждает список случаев, когда будет использоваться акт или ведомость для списания ТМЦ, и данная информация находит отражение в учетной политике учреждения.

Нюансы при учете, влияющие на формирование ведомости

Оборот материальных ценностей в учреждениях бюджетной сферы является основным вопросом, т.е. необходима правильность и правомерность учета и списания материальных ценностей.

  • Процедура списания товарно-материальных ценностей по ведомости и списание по акту различная. В случае применения акта для списания ТМЦ необходимо решение (заключение) специальной комиссии, равно так же, как и решение комиссии о закупке данных товаров. Для того, чтобы не собирать комиссию по каждому товару, который планируется учреждением списать или закупить (например, дырокол и т.д.) в бюджетном учете обычно устанавливается определенная классификация закупаемых и расходуемых материальных ценностей. Все материальные ценности, которые необходимы учреждению, делятся на отдельные группы учета. Данный учет оформляется соответствующим документом (ведомость ил акт). Группа классификации закрепляется в учетной политике учреждения.
  • Следующим нюансом считается – это определение стоимости материальных ценностей. Существует два варианта – это по цене за единицу товара, либо по средней стоимости товара (п. 108 инструкция, утвержденной приказом Минфина №157н от 01.120.2010г.). Учреждение само выбирает один из способов и соответственно все отражает в учетной политике для правильности заполнения ведомости и итогов списания ТМЦ.

ВАЖНО! Выбранный способ списания материальных ценностей и закрепленный в учетной политике ни в коем случае не меняется в течение отчетного периода.

  • Третьим нюансом при списании и оприходовании материальных ценностей является аспект присвоения обозначения и кодировки товара. При формировании номенклатурного справочника (например, программные продукты для компьютера) бухгалтеру надобно выбрать оптимальный вариант наименования.

Например, если приобретается бумага для принтера. В бухгалтерском учете, если наименование поставить «бумага», которая приобретается по разной цене и у разных производителей, а выдача этой бумаги производится то пачкам, то по листам – наступает время каламбура в бухгалтерии. В случае если в учете заводить каждую покупку партии бумаги по производителю или по поставщику, то также быстро наступит путаница в учете.

В примере ниже предлагается альтернативный вариант в «разбивке» на этапы:

  • наименование материальной ценности – «бумага для принтера»;
  • характеристика и формат — «пачка» (т. е. и закупается, и расходуется бумага пачками);
  • закупочная цена — 158 руб. за «пачку».

Так называемый, «альтернативный вариант» по учету товарно-материальных ценностей закрепляется в учетной политике учреждения, для избежание спорных моментов с проверяющими органами вышестоящих структур.

В заключении

«Ведомость» по списанию материальных ценностей по форме 0504210 действует с 2015 года. Алгоритм заполнения данной формы простой и не представляет никакой сложности, лишь в том случае если правильно ведется учет этих материальных ценностей. В учетной политике учреждения прописаны и закреплены все нюансы (аспекты) учета.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector