Срок хранения приказов об учебных отпусках - Pravohelp24.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Срок хранения приказов об учебных отпусках

Отпуска учебные срок хранения

Например, с учетом организационной структуры предприятия, распределения сотрудников по отделам и подразделениям фирмы. Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Учебный отпуск срок хранения

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Сколько хранятся приказы на отпуск? Хранение кадровых документов

Важнейшее структурное подразделение предприятия — кадровая служба. Специалисты, которые в ней работают, часто составляют различные приказы, а также организуют их хранение и оборот.

К самым востребованным в системе документооборота организации можно отнести приказы на отпуск. Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством?

К каким документам относятся приказы на отпуск?

Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся.

В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела.

Кадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно.

Дела, объединяющие в себе однотипные приказы, не должны объединять в себе документы, значительно различающиеся по срокам хранения.

Отпуска учебные срок хранения

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

Трудовые договора, соглашения к ним

Ограниченный срок хранения

Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников

ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

Журналы учета рабочего времени

до замены новыми

до минования надобности

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе.

Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством? К каким документам относятся приказы на отпуск? Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся. В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела.

Сколько хранятся приказы на отпуск? хранение кадровых документов

Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.04.2017 № 470 все юридические лица с 2 мая 2017 обязаны проводить для новичков вводный инструктаж по гражданской обороне.

Срок хранения приказов на учебные отпуска

В частности, вопросу о том, сколько хранятся приказы на отпуск, посвящены статьи 19 и 665 этого документа.

Кроме того, сроки хранения приказов на отпуск затрагиваются также в статье 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Согласно этим нормативно-правовым актам, приказы по отпускам относятся к категории документов по личному составу. Рекомендуем прочитать наш материал, чтобы узнать, какие еще бывают виды приказов, и как отличить их друг от друга.

В свою очередь, принадлежность приказов на отпуск к категории документов по личному составу определяет нормативные сроки их хранения. Кроме того, необходимо принимать во внимание, что приказы, направляющие работников в разные типы отпусков, подлежат хранению в течение различных промежутков времени.

Сроки хранения приказов о предоставлении ежегодных отпусков

Ежегодные основные оплачиваемые отпуска в целях определения ответа на вопрос о том, сколько хранятся приказы на отпуск, рассматриваются так же, как ежегодные дополнительные отпуска.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. 10 лет) и временных сроков Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия. Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.

Дела, включающие приказы на предоставление ежегодных отпусков, могут, в свою очередь, классифицироваться на отдельные категории исходя из наличия дополнительных оснований для этого. Например, с учетом организационной структуры предприятия, распределения сотрудников по отделам и подразделениям фирмы.

Итак, мы теперь знаем, сколько хранятся приказы на отпуск — пять лет.
Но существует ряд особенностей, характеризующих порядок работы с документами, имеющими отношение к отпуску сотрудников.

Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения приказов на отпуск Статья: О чем не стоит забывать кадровику в конце года(Давыдова Е.В.)(«Отдел кадров коммерческой организации», 2017, N 12) Отметим, что согласно результатам инспекционных проверок Минкультуры (именно этот орган проверяет соблюдение архивного законодательства) одной из самых распространенных ошибок является некорректная подшивка документов в дела.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 3 года Журналы учета рабочего времени 1 год Графики предоставления отпусков ст. 123 ТК РФ 1 год Перечень профессий с вредными условиями труда ст. 221 ТК РФ до замены новыми Перечни профессий до минования надобности Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Обложка: золотистый картон

Cъемная обложка из прозрачного ПВХ

Отверстия для шнуровки и архивации

Журнал регистрации приказов на отпуск — применяется для регистрации кадровых приказов о предоставлении отпуска.

В журнале регистрации приказов на отпуск регистрируются приказы на отпуск со сроком хранения 5 лет, например:

  • О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
  • О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
  • Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
  • О предоставлении учебного отпуска
  • и т.д.
Читайте также:  Какая температура должна быть теплоносителя в батареи

Приказы на отпуск, имеющие срок хранения 75 лет, регистрируются отдельно (например, в Журнале регистрации приказов по личному составу). К таким приказам относятся:

  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы
  • и т.д.

Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров.

Регистрация приказов: нюансы В среде экспертов есть точка зрения, по которой регистрация приказа — обязательное условие его вступления в юридическую силу. То есть одного лишь подписания документа руководителем фирмы для этого может быть недостаточно. По факту регистрации приказы на предоставление ежегодных отпусков и иные документы, что относятся к соответствующей категории, приобретают уникальный номер, на основании которого источник включается в систему внутрикорпоративного документооборота.
Порядок присвоения данного номера организация определяет самостоятельно. Как правило, с учетом хронологии формирования кадровой службой приказов на отпуска. Срок хранения журнала регистрации приказа Выше мы рассмотрели то, сколько хранятся приказы на отпуск.

Приказы по отпускам: срок хранения

Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст.
656 приказа № 558).

  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье.

Прочтите наш материал, чтобы узнать, каких компаний касаются особые правила.

Срок хранения приказов на отпуска особых видов

Сроки хранения приказов на отпуска особых видов, включая отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за малолетними детьми и отпуска, предоставляемые сотрудникам, работающих в особо вредных, тяжелых или опасных условиях, регламентируются Перечнем № 558 в специальном порядке.

В данном случае период, в течение которого организация обязана обеспечивать их сохранность, зависит от времени их изданий, поскольку в последние годы в нормативную базу по этому вопросу были внесены изменения:

Опытные сотрудники кадровых служб рекомендуют обращать внимание на тот факт, что в отношении отпуска по беременности и родам срок хранения приказов по отпускам в организации Перечнем № 558 не определен. Некоторые компании рассматривают их как приказы краткосрочного хранения, однако такая интерпретация этого вопроса может привести к возникновению сложностей при проведении проверок. Кроме того, следует учитывать, что для приказов на отпуск, предоставляемый в целях осуществления ухода за ребенком, нормативный срок обеспечения сохранности составляет от 50 до 75 лет.

В этой связи ответ на вопрос о том, сколько хранятся приказы на отпуск по беременности и родам, не выглядит однозначным: целесообразно обеспечить хранение приказов на отпуск по беременности и родам в течение соответствующего периода.

Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной записи (листа-заверителя); составление внутренней описи документов дела; оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело). Документы, помещенные в дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетены таким образом, чтобы сохранялась возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет**.

Вам будет полезно узнать о том, Сколько хранятся приказы на отпуск в материале по ссылке.

Обратите внимание, что при большом объеме приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, удобнее их формировать в дела по вопросам деятельности.

dtpstory.ru

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив. При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу. Правила хранения Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции. Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел. Ниже приведен порядок формирования дел 1.

Приказы по отпускам: срок хранения

Важнейшее структурное подразделение предприятия — кадровая служба. Специалисты, которые в ней работают, часто составляют различные приказы, а также организуют их хранение и оборот. К самым востребованным в системе документооборота организации можно отнести приказы на отпуск.
Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством? К каким документам относятся приказы на отпуск? Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся. В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела.

Сколько хранятся приказы на отпуск? хранение кадровых документов

Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.04.2017 № 470 все юридические лица с 2 мая 2017 обязаны проводить для новичков вводный инструктаж по гражданской обороне. Назад в «Вопрос-ответ» Вопрос: Сколько лет нужно хранить приказы на отпуск и заявления на отпуск?Ответ: В соответствии с Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 55 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», приказы на предоставление всех видов отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы хранятся в организации 75 лет, а приказы на предоставление ежегодных отпусков и отпусков, связанных с обучением — 5 лет (пункт 19 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 55).

Срок хранения приказов на отпуск

Они помогут понять, сколько и как именно хранится информация о сотрудниках, а также прочие документы, которые можно отнести к документации по личному составу. Что это такое? Первым делом следует разобраться, о чем вообще идет речь.
Единственным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000 г., в ред. от 27.10.2003; далее – Перечень). Перечень (ст. 6) вводит несколько иное разделение приказов (распоряжений): — приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно); — приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – 75 лет ЭПК); — приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – 5 лет). Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок хранения «До минования надобности».

После регистрации приказа, а также помещения его в архив, требуется как-то систематизировать все имеющиеся данные. С этой целью в компаниях используется несколько принципов:

  • Хранение документации по отдельным папкам с разделением на кратковременные документы и долговременные. Рекомендуется не складывать все бумаги вместе.
  • Систематизация по годам, месяцам и датам.

Каждая папка с документами — это приказы определенного временного промежутка. Внутри все бумаги раскладываются с учетом их регистрации в журнале учета (по месяцам и дням). Таким образом, происходит облегчение задачи по поиску того или иного документа.

  • Использование расположения по номерам приказов с учетом алфавитного порядка.
  • Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

    Оборот источников второго типа при этом может регулироваться дополнительными внутренними регламентами. Так, в случае если документ необходимо хранить 75 лет, на предприятии могут быть введены в действие нормы, в соответствии с которыми кадровая документация передается в архив на долгосрочное размещение. В свою очередь, документы с 5-летним сроком хранения во многих случаях нет необходимости передавать в архив.

    Вопрос 1

    Читайте по теме в электронном журнале Приказ о предоставлении отпуска При направлении сотрудника в отпуск согласно ранее утвержденному графику или по иным причинам работодатель издает соответствующий приказ, в котором фиксируется: фамилия, имя, отчество работника, его должность и структурное подразделение компании, в котором он трудится; вид предоставляемого отпуска; продолжительность отдыха, выраженная в календарных днях; даты начала и окончания отпуска. Для удобства оформления данного приказа компания может использовать унифицированную форму № Т-6, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. Пример заполнения такого документа приведен здесь.

    Вместе с тем, на сегодняшний день организациям предоставлено право самостоятельно составлять формы таких приказов.

    Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

    • утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
    • создание новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
    • проведение аттестации персонала;
    • планирование деятельности;
    • контроль за деятельностью (отчетность);
    • установление режима работы и внесение изменений в него;
    • финансирование деятельности;
    • материально-техническое обеспечение;
    • информационное и документационное обеспечение и др.

    Подчеркнем еще раз, что перечислить не только все вопросы, по которым издаются приказы (распоряжения), но и их тематические группы не представляется возможным хотя бы потому, что в значительной степени это определяется спецификой деятельности организации, ее организационно-правовой формой и другими особенностями.

    Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

    Организация хранения кадровых документов: нюансы Рассмотрим теперь особенности организации хранения кадровой документации. Одна из ключевых задач компетентного специалиста здесь — формирование дел. При ее решении важно разработать, прежде всего, перечень сроков хранения документов, относящихся к тем или иным группам.

    Каждый источник должен иметь необходимые реквизиты. Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело. При организации хранения кадровых документов ответственный сотрудник может использовать различные типовые перечни сведений о соответствующих источниках или же задействовать внутрикорпоративные нормы. Выше мы привели примеры документов, которые могут храниться 5 лет (в частности, к таковым относятся приказы по отпускам), а также тех, что организация обязана размещать в архивах в течение существенно более долгого срока.

    Что такое приказы по личному составу? Ведь перед тем как начинать хранить что-то, необходимо в полной мере понимать, с какой документацией придется работать. Приказы по личному составу — бумаги, регламентирующие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. Данная документация — это все, что может указывать на файлы и информацию, которая относится к деятельности. Все приказы разделены на несколько категорий:

    • Документы долговременного хранения.
    • Кратковременные бумаги.
    • Временные приказы.

    Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности. Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага. Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы.

    Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

    Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами. Это относится как к частным, так и к государственным организациям. Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

    1. Организационные.
    2. Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
    3. Справочно-информационные.

    Общие правила

    Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

    Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения. ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ. Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

    Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

    Документы об отпусках

    Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций. 75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

    5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

    Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.

    Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

    Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

    ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

    Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

    Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5. Документация, хранящаяся в организации, содержится либо в специальной папке, которая создается, основываясь на определенном принципе, либо в личном деле сотрудника предприятия. 75 лет хранятся заявления на отдых, если предприятием предоставляется отдых без сохранения заработной платы, если выдается отпуск, чтобы ухаживать за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском. Заявления и приказы, касающиеся изменения срока и времени отпуска и отзыва из отпуска, также должны храниться в течение 5-летнего срока.

    Где и сколько хранится заявление на отпуск

    Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск

    По общему правилу, установленному в ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125), документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания:

    • бумаги, законченные производством до 01.01.2003, — в течение 75 лет;
    • после этой даты — 50 лет.

    Заявления на отпуск относятся к документам по личному составу, т. к. в качестве документа-основания приобщаются к приказу на отпуск.

    На основании ч. 3 ст. 6 закона № 125 утвержден перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень).

    Так, п. 19 Перечня устанавливает, что документы, в том числе заявления, являющиеся приложением к приказу, должны храниться 5 или 75 лет в зависимости:

    • от вида отпуска;
    • условий, в которых трудятся на предприятии.

    Срок хранения заявления на ежегодный отпуск сотрудника тоже равен 5 годам. Исключение составляют заявления отдельных категорий работников.

    График отпусков не должен быть уничтожен ранее 1 года после окончания его действия.

    Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников и по видам отпусков

    Срок хранения заявлений на отпуск работников отдельных категорий составляет 75 лет. К таким категориям относятся работники, занятые в тяжелых, вредных, опасных условиях труда.

    ВАЖНО! Заявления от указанной категории сотрудников хранятся 75 лет вне зависимости от того, какой вид отпуска запрашивается и когда документ был закончен производством.

    Также хранятся 75 лет заявления от всех работников:

    • на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком;
    • отпуск без сохранения зарплаты.

    Заявление на учебный отпуск подлежит хранению в течение 5 лет.

    Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом их окончания в делопроизводстве.

    Хранение заявления о предоставлении отпуска

    Сроки хранения заявлений на предоставление отпуска зависят от того, включены они просто в состав документов по личному составу или являются частью личного дела. Этот момент крайне важно выяснить для надлежащего применения пп. 656 и 665 Перечня, согласно которым документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а те, что не вошли, — 5 лет.

    Понятие личного дела и его наполнение определены только для госслужащих. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, устанавливает перечень обязательных к включению в состав личного дела документов, к которым заявления на предоставление отпуска не относятся (п. 16).

    Иным организациям необходимо самим решить, что включать в личное дело сотрудника.

    Учитывая вышеизложенное, работодателю следует быть внимательным и не допускать наложения сроков хранения отдельных видов документов. Например, при включении внутренним актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений на ежегодный отпуск, срок их хранения с установленных Перечнем 5 лет возрастает до 75 лет.

    Хранение заявлений на отпуск должно быть организовано работодателем в соответствии с внутренними локальными актами, не противоречащими закону.

    Регламентирование порядка ведения и хранения кадровых документов

    Для кадровых отделов государственных структур разработаны специальные акты, регламентирующие организацию хранения внутренних документов. Отметим, что, несмотря на разнообразие регламентирующих нормативно-правовых актов отдельных структур, их объединяет следующее:

    1. Срок хранения заявлений един для всех и равняется указанному нами выше: 5 лет для заявлений на ежегодные и учебные отпуска, 75 лет для заявлений на все виды отпусков сотрудников, занятых в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, декретных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты.
    2. Дифференцированность звеньев структур, применяющих соответствующий акт, для целей определения последующей сдачи документов в госархив на хранение.

    К регулирующим документам, помимо прочего, относятся:

    • приказ Минфина РФ от 03.09.2014 № 276;
    • приказ ФНС РФ от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@;
    • приказ ФССП России от 30.01.2015 № 37.

    Отметим, что для акционерных обществ постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс установлен порядок и сроки хранения документов общества. Установлено, что хранение документов обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юрлица.

    Всем прочим организациям частной формы собственности предоставлена свобода в регламентировании порядка ведения и хранения кадровых документов с учетом требований Перечня. Так, работодатель локальными актами (положением об архиве, положением о документообороте или иными) устанавливает внутренние правила и требования к сортировке и хранению кадровых документов.

    Где хранятся заявления на отпуск сотрудников

    При решении вопроса, где хранить заявления на отпуск работников, необходимо обратиться к следующим документам:

    Указанные акты устанавливают требования к помещениям архивов, режиму хранения и уничтожения, а также обеспечению безопасности документов по личному составу.

    Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года. После оформления всех документов на хранение необходимо ежегодно выполнять комплекс мероприятий по хранению этих документов до истечения срока их хранения или ликвидации компании.

    Если компания реорганизуется любым способом, за исключением преобразования, ее документы должны быть переданы одному из новых обществ (п. 9.7 Основных правил работы архивов организации).

    При этом отметим, что судьба документов нижних звеньев госорганизаций, если таковые не являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, в случае их ликвидации решается ликвидационной комиссией по согласованию с экспертно-проверочной комиссией госархива.

    Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения архивных документов

    Обязанности работодателя хранить внутренние документы корреспондирует административная ответственность согласно ст. 5.27, 13.20 и 13.25. Кодекса РФ об административных правонарушениях.

    Отметим, что судебная практика исходит из того, что в данной категории дел неприменимо понятие малозначительности как основания для снижения размера ответственности или прекращения судебного разбирательства. Как указано в постановлении Хабаровского крайсуда от 10.08.2018 по делу № 4А-450/2018, нарушение установленного государством порядка хранения, комплектования, учета и использования архивных документов имеет значительную степень общественной опасности. При этом угроза охраняемых общественных отношений заключается в пренебрежении ответственного лица к исполнению своих обязанностей.

    Судебная практика также содержит иной пример применения указанных норм административного законодательства. Согласно постановлению Калужского облсуда от 29.09.2016 по делу № 4А-325/2016 при возникновении крайней необходимости и особом стечении обстоятельств (в рассматриваемом примере это неблагонадежность единоличного исполнительного органа) сохранность документов компании, в том числе архивных, может обеспечивать член совета директоров.

    На основании приведенной в настоящей статье законодательной базы можно сделать вывод о скромном регулировании рассматриваемого вопроса в части негосударственных юридических лиц. Свобода работодателя в определении статуса заявлений на отпуск и правил их хранения приводит к отсутствию единообразия в правилах кадрового учета.

    Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector