Как исправить в трудовой книжке графу номер записи - Pravohelp24.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Как исправить в трудовой книжке графу номер записи

Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон

Правовые основы

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Это два нормативных акта, которые являются основополагающими, и их тексты должны быть под рукой у каждого кадровика. В них дана вся необходимая информация о том, как корректно заполнить, каким образом вносить изменения и как исправить ошибку в трудовой книжке (образец представлен ниже).

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего можно заметить:

  • неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
  • неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
  • неточное название должности;
  • пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ может стать причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровики должны быть предельно внимательными. Всегда надо сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:

  • фамилию, имя, отчество;
  • дату рождения;
  • сведения об образовании;
  • наименование профессии или специальности сотрудника;
  • информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:

  1. Указать порядковый номер.
  2. Поставить текущую дату (число, месяц, год).
  3. В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
  4. В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.

Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.

Образец исправления в трудовой книжке 2019

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, может исправить любой раздел в трудовой книжке. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации. Это может быть и справка из архива, и решение суда, и подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в данном случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, он может обратиться к прежнему работодателю с просьбой ее исправить. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему должны исправить неточности.

Если у человека нет нового места работы, после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Если экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи, прежний работодатель следует такому алгоритму:

  1. Пишет наименование компании.
  2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
  3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
  4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Исправление дат

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько некорректных.

Образец исправления записи в трудовой книжке 2019, если надо аннулировать две последние отметки

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка Ф.И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.

Аналогичным образом надо действовать, если неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовая книжка, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, может быть заменена дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной.

В самом дубликате неточности исправляются по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, это может дорого обойтись работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:

  • при первичном заполнении были допущены ошибки;
  • из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
  • замазан или нечетко виден номер документа;
  • в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
  • уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Как исправляют номер записи в трудовой книжке?

Ввиду того, что трудовая книжка очень важна для каждого человека, ее заполнение обязано соответствовать всем нормам Трудового кодекса РФ. Допускать ошибки при внесении в нее каких-либо записей нельзя. Но, несмотря на это, неточности все же могут быть допущены. Поэтому любой сотрудник кадрового отдела должен знать, как исправить номер записи в трудовой книжке и правильно внести изменения в уже существующие отметки.

Последствия ошибок в трудовой книжке

Ошибки при заполнении трудовых книжек могут в дальнейшем принести проблемы не только работнику, но и работодателю. Для работающего человека неправильные записи в трудовой книжке сводятся к трем негативным последствиям.

  • Трудности при последующем трудоустройстве на другое место работы, напрямую связанные с неправильной формулировкой причины увольнения (это может повлечь за собой потери в финансовом плане из-за отсутствия возможности своевременно приступить к своим профессиональным обязанностям).
  • Невозможность доказать и документально подтвердить свою трудовую деятельность на какой-либо конкретной должности.
  • Невозможность доказать свой рабочий стаж в момент оформления пенсии. На практике известно довольно много случаев, когда человек получал отказ Пенсионного фонда в назначении пенсии, и основанием для отказа являлись некорректные данные в трудовой книжке. В особенности это могла быть неправильная фамилия владельца или дата занесения записи о приеме или увольнении с рабочего места. Чтобы подтвердить свои права на заслуженное пенсионное пособие, человеку потребуется собрать большое количество документов из архивов со своей бывшей работы (возможно, и не одной) и восстанавливать законные права в судовом порядке.
Читайте также:  Ндфл для работодателей когда удерживать

Для работодателя и ответственных за ведение и хранение трудовых книжек халатность в заполнении этого документа сопровождается материальной и административной ответственностью.

  • Нарушение правил Трудового кодекса РФ по заполнения трудовых книжек карается административным штрафом в размере от 30 до 50 тыс. руб. (для юридических лиц) или же приостановлением деятельность предприятия на срок до 3-х месяцев.
  • При несвоевременном исправлении некорректных записей в трудовой книжке работодатель обязан возместить сотруднику материальный ущерб, равный периоду, за который человек был лишен возможности вести свою трудовую деятельность.

Правила исправления ошибок в трудовой книжке

Если по какой-то причине работник отдела кадров допустил ошибку при заполнении трудовой книжки, то для ее исправления он обязан руководствоваться правилами Трудового кодекса России. В том случае, когда ошибка допущена при первичном заполнении документа (внесение данных на титульной странице), то исправления недопустимы. Такая трудовая книжка подлежит уничтожению и вместо нее заводится новая.

При обнаружении неправильных записей с предыдущего места работы, человек обязан обратиться к бывшему руководителю и потребовать у него исправления ошибок. Кроме этого, исправить неправильную отметку можно на настоящем рабочем месте, но для этого все равно необходимо посетить бывшего руководителя и взять у него копию приказа, который являлся основанием для занесения неправильной записи в трудовую книжку. Получив копию приказа, работник отправляется в свой отдел кадров, где, руководствуясь предоставленным документом, кадровик исправит все ошибки. При реорганизации предприятия, в котором была сделана неправильная запись, исправления вносят сотрудники кадрового отдела той организации, которая является правопреемником.

Изменения личной информации сотрудника, а именно фамилии, имени, отчества, данных об образовании и прочего, выполняются на основании следующих документов:

  • свидетельство о заключении/расторжении брака>
  • паспорт>
  • свидетельство о рождении>
  • свидетельства об образовании.

Необходимые изменения заносятся на титульную страничку трудовой книжки, но перед этим неправильная личная информация должна быть аккуратно зачеркнута. Например, старая фамилия сотрудника зачеркивается одной чертой и рядом записывается новая фамилия. На внутренней стороне обложки трудовой книжки необходимо написать ссылки на документы, являющиеся основанием для внесения исправлений личной информации работника, и заверить их печатью и подписью руководителя организации.

Относительно внесения изменений или исправления ошибок в разделах трудовой книжки, которые содержат сведения о работе или награждениях, следует сказать, что тут зачеркивать ничего нельзя. Чтобы исправить какие-либо ошибочные данные, необходимо сделать отметку о том, что запись под таким-то номером недействительна, и ниже внести новую, правильную запись.

Исправление порядковой нумерации записей в трудовой книжке

Наверное, самой распространенной ошибкой при заполнении трудовой книжки является неправильная нумерация записей. Нередко выявляется факт того, что после записи №1 следует другая запись с тем же №1. Нормативные и правовые акты, в которых указаны правила ведения трудовых книжек, не уточняют, как правильно делать исправления номера записи в трудовых книжках.

В соответствии с некоторыми источниками, которые ссылаются на Трудовой кодекс РФ, считается, что нет необходимости в обязательном порядке исправлять подобные технические ошибки, так как текст кадровой записи и документы, являющиеся основанием для ее внесения, точны и не могут оспариваться. Поэтому нарушение в нумерации считается небольшой погрешностью и может быть проигнорировано.

С другой стороны, допущенная ошибка в нумерации записей считается неточностью и вполне может принести владельцу трудовой книжки много неприятностей (в частности, при оформлении пенсии). Вместе с этим следует сказать, что все же такая описка подлежит исправлению и кадровик обязан иметь представление о процессе выполнения этой процедуры.

Процесс исправления нумерации в трудовой книжке

Законодательство говорит о том, что вся ответственность за заполнение и хранение трудовых книжек возлагается на работодателя, но вместе с этим директор предприятия может назначить для выполнения этой работы любое другое ответственное лицо. Этот человек может быть сотрудником кадрового отдела или бухгалтерии. Он обязан правильно заполнять трудовые книжки работников организации и при необходимости своевременно вносить исправления или дополнения к уже существующим записям.

В том случае, когда в трудовой книжке была обнаружена ошибка в нумерации записей, кадровик должен ее исправить. Для этого ему понадобится приказ, который является основанием для внесения записи, находящейся под неправильным номером.

Если запись с нарушенной нумерацией относится к текущему месту работы, то приказ берется на месте. В том случае, когда отметка была сделана в организации, где сотрудник трудился ранее, он должен отправиться к бывшему работодателю и попросить копию нужного приказа о приеме/переводе/увольнении работника (работодатель не имеет права отказать). Если организация, в которой была сделана отметка с ошибочной нумерацией, ликвидирована, владельцу трудовой книжки потребуется получить выписку из приказа. Данная выписка делается на основании архивной документации.

Исправление неправильной нумерации выглядит следующим образом: ниже неправильной записи указывается правильный порядковый номер (например, если в трудовой книжке есть две записи с номером 1, то следующая запись с исправлением будет иметь номер 2, а не 3). Эта запись включает в себя дату внесения исправлений и фразу: «запись за предыдущим номером недействительна». Далее делается правильная запись с необходимым порядковым номером (соответственно №3).

Если после записи с неправильным порядковым номером уже есть другие отметки, то изменения вносятся так:

  • ставится порядковый номер в соответствии с номером последней записи>
  • делается отметка о признании записи под таким-то номером недействительной>
  • вносится еще одна запись (которая была признана недействительной) с новым порядковым номером.

Особенности исправлении порядкового номера в трудовой книжке

Исправленная запись должна основываться только на приказе или распоряжении, в соответствии с которым она была внесена. Сама формулировка отметки обязана совпадать с той, которая указана в документах (приказе или распоряжении). В противном случае, при оформлении пенсионного пособия Пенсионный фонд РФ может признать все исправления в трудовой книжке недействительными, так как они не будут подтверждены документально.

Исправление порядкового номера в трудовой книжке делается без сокращений – это также касается поправок в других записях. Для этого следует использовать ручку с водостойкими чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Делать записи ручкой другого цвета или карандашом запрещено. Также при исправлении порядкового номера и при внесении даты исправления число необходимо писать только арабскими цифрами. Месяц и день – двумя цифрами, а год – четырьмя.

По желанию работника работодатель может выдать ему дубликат трудовой книжки, в котором будет отсутствовать запись с неправильной нумерацией. Для этого подчиненный обязан составить заявление на имя руководства, которое и будет основанием для выдачи нового документа. В новую трудовую книжку (дубликат) будут перенесены все записи, кроме той, которая признана недействительной. Оригинал документа может быть возвращен работнику.

Январь — Ошибки в нумерации записей в трудовой книжке

Журнал «Директор школы, гимназии, лицея» №1 (85) январь 2019

Автор: Владимир САМОСЕЙКО, юрист, магистр права

Заполнение трудовых книжек — тот еще квест для нанимателя. Ведь все записи, вносимые в трудовые книжки работников учреждения образования, должны в полной мере соответствовать требованиям нормативных правовых актов. А что делать директору, если, к примеру, внесенная в трудовую книжку работника запись пронумерована неверно? Кто и в каком порядке должен исправлять неправильную нумерацию?

Рассмотрим ряд ошибок, допускаемых при нумерации записей в трудовых книжках, а также варианты их исправления.

Общий порядок исправления ошибок

В случае обнаружения пропущенной записи, а также неправильной, неточной (неполной) записи, внесенной в трудовую книжку работника, она дополняется и (или) исправляется нанимателем, пропустившим запись, допустившим ошибку или неточность. Допускается внесение указанных записей нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов.

Справочно:

в случае ликвидации или реорганизации организации, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя, смерти нанимателя — физического лица исправление в неправильную, неточную (неполную) запись, внесенную в трудовую книжку, а также пропущенную запись вносит учредитель, правопреемник, собственник, вышестоящая организация, орган государственного управления, регистрирующий орган по месту государственной регистрации индивидуального предпринимателя, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший трудовой договор (контракт) с домашним работником, на основании соответствующих документов 1 .

1 См.: п. 53–54 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция по трудовым книжкам; постановление № 40 соответственно).

Это важно

Не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей, а также исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно» 2 .

2 См.: п. 52 Инструкции по трудовым книжкам.

В п. 56 Инструкции по трудовым книжкам указан следующий порядок исправления (в разделе «Сведения о работе»):

— в графе 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи;

— в графе 2 — дата внесения записи;

— в графе 3 — «запись номер ___ недействительна» и далее правильный вариант записи;

— в графе 4 — номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные дополнения произведены.

Для внесения пропущенной записи (в период работы у другого нанимателя) предусмотрен следующий порядок:

— в графе 3 трудовой книжки раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование нанимателя, в период работы у которого была пропущена запись;

Читайте также:  Сколько дают подъемных по программе переселения в саратове

— в графе 1 — порядковый номер вносимой записи;

— в графе 2 — дата внесения записи;

— в графе 3 производится соответствующая пропущенная запись;

— в графе 4 — номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные дополнения произведены.

Внесенная пропущенная запись заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).

Напомним, что записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в т. ч. шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета. Записи дат во всех разделах и графах трудовой книжки производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двузначными цифрами, год — четырехзначными цифрами 3 .

3 См.: п. 12 Инструкции по трудовым книжкам.

Ошибки в нумерации, допускаемые при внесении записей в трудовую книжку, и их исправление

Ситуация 1: нумерация при внесенных в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» записях о работе

Описание: при приеме на работу в школу новым работником была предъявлена трудовая книжка, в которой записи о трех последних местах его работы были сделаны в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях». У директора возник вопрос о том, под каким номером следует внести запись о приеме на работу: следующим за номером последней записи о работе в разделе «Сведения о работе» или в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях»?

Анализ ситуации: внесение сведений о работе в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» не предусмотрено Инструкцией по трудовым книжкам, т. к. для этого есть специальный раздел «Сведения о работе». Следовательно, записи, внесенные в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях», внесены неверно (ошибочно). Внесение в трудовую книжку записи о работе под номером, следующим за последним номером записи в разделе «Сведения о работе», может привести к путанице или к утере части информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Возможный способ действий: 1. В связи с тем, что законодательством допускается внесение записей нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов, то в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях» в отношении записей, содержащих сведения о работе (т. е. тех, которые должны были быть внесены в раздел «Сведения о работе»), следует произвести запись: «Записи под номером ___ недействительны». 2. В разделе «Сведения о работе» — внести сведения, ранее неверно внесенные в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях».

При этом полагаем, что записи следует делать, начиная с номера, следующего за последней записью, внесенной в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки, т. к. все записи в трудовой книжке имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

Ситуация 2: при нумерации пропущен следующий порядковый номер

Описание: в трудовой книжке при внесении записи о принятии на работу был указан неверный порядковый номер: вместо 28 был поставлен номер 29.

Анализ ситуации: в данной ситуации на практике существуют два мнения: одни полагают, что нарушение нумерации является нарушением порядка внесения записей в трудовую книжку и такое нарушение исправляется в общем порядке, т. е. посредством признания всей записи недействительной. Другие специалисты полагают, что неверная нумерация сама по себе не делает неправильными записи, внесенные в трудовую книжку. При таком подходе нет способов исправления неверной нумерации, т. к. зачеркивать ее в разделе «Сведения о работе» нельзя. Все, что остается, — это при внесении последующих записей использовать верную нумерацию.

Возможный способ действий: для признания записи недействительной в графе 1 трудовой книжки ставится порядковый номер 28, затем дата внесения записи в графе 2, в графе 3 делается запись: «Запись номер 29 недействительна». После этого производится правильная запись.

Ситуация 3: предыдущие записи признаны недействительными, а запись, признающая их таковыми, сама не пронумерована.

Описание: работник, которого оформляют на работу, принес трудовую книжку, где последней стоит запись без номера и даты о том, что предыдущие записи нанимателя с 6-й по 9-ю следует считать недействительными. Под каким номером ставить запись о приеме на работу — № 6, № 10 или № 11? Нужно ли было нумеровать запись о признании записей недействительными? Должен ли работник обратиться к предыдущему нанимателю за проставлением номера записи о признании недействительной?

Анализ ситуации: исходя из норм Инструкции по трудовым книжкам (п. 12), все записи (кроме наименования нанимателя) в трудовой книжке должны иметь в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, в т. ч. записи об исправлении ранее внесенных записей. Следовательно, каждая последующая запись в трудовой книжке должна иметь очередной порядковый номер.

Возможный способ действий: запись под фактическим номером 10, не имеющую указания на порядковый номер, рекомендуется пронумеровать нанимателю, у которого находится трудовая книжка работника, а последующую запись внести под номером 11.

Ситуация 4: неправильная (несквозная) нумерация записей

Описание: при внесении записи в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки неверно были проставлены ее номера (графа 1): 1) после записи под номером 6 внесена еще одна запись, но также под номером 6; 2) после записи под номером 3 внесена запись под номером 10; 3) после записи с неверной нумерацией внесено еще несколько записей с нумерацией по порядку.

Анализ ситуации: исправить ошибочные номера путем зачеркивания неверной нумерации в трудовой книжке, к сожалению, нельзя. Поэтому следует либо признать записи недействительными, либо оставить нумерацию как есть (что формально не совсем правильно, т. к. ошибки должны быть исправлены), а последующие записи вносить уже с учетом верной нумерации.

Возможный способ действий: Вариант 1: признать записи с неверной нумерацией недействительными и произвести правильную, сквозную нумерацию. Вариант 2: не исправлять неправильную нумерацию (т. к. сами записи сделаны правильно), а последующие записи производить с учетом правильной нумерации.

Как внести исправления в трудовую книжку

Нормативная база

Существуют два нормативных акта, в которых содержатся требования, как исправить неверную запись в трудовой книжке: Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (третий раздел), и Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (первый раздел).

Учтите: корректное ведение и изменение записей в документах сотрудников — обязанность работодателя. Поскольку трудовая хранит всю историю о рабочем стаже человека, то на основании сведений из нее государственные органы выносят решение о назначении пенсии. Если книжка ведется некорректно, записи неточные или неправильные, формулировки не соответствуют утвержденным стандартам, то не исключено, что их посчитают недействительными. Кроме того, если работник или проверяющие органы обнаружат, что кадровик нарушает установленные законом правила, его привлекут к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и оштрафуют на сумму от 1000 до 5000 рублей.

Кто вносит исправления и по каким причинам

Вносить информацию, исправлять ее, если были допущены ошибки или неточности, разрешено только уполномоченным работодателем лицам. Обычно это сотрудники отдела кадров или один кадровый специалист. Неверные сведения он может обнаружить самостоятельно либо с помощью коллег, в том числе владельца документа.

Обычно исправить ошибочную запись в трудовой книжке следует работнику той организации, где были допущены ошибки. Но если человек сменил место работы, то на основании документов новые данные вписывает представитель того работодателя, на которого сейчас работает человек. Бумаги-подтверждения запрашивают у прежнего работодателя либо в архиве.

Неправильное первичное заполнение

Чаще всего при первичном оформлении трудовой или вкладыша допускают ошибки в фамилии, имени, отчестве или в иной персональной информации владельца документа. Пример, как исправить ошибку в трудовой книжке в имени, покажем позже. Но все изменения должны вноситься в новый бланк, а испорченный подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (см. пункт 42 Правил). При этом, как гласит пункт 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. За счет работодателя оплачивается и бланк при его порче не по вине работника.

Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, он тоже подлежит замене. А сведения надо исправить следующим образом: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером недействительна. После этого ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Затем надо указать сведения с корректными реквизитами вкладыша.

Так выглядит образец внесения исправлений в трудовую книжку в 2019 г., если приходится менять вкладыш:

Как исправить неверные персональные данные в трудовой книжке

Если требуется внести исправления в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других бумаг. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).

Измененные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (пункт 29 Правил), чтобы в любой момент были доказательства подлинности новой информации.
Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, а затем записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации (пункт 2.3 Инструкции).

Читайте также:  Газовое оружие нужно ли разрешение в россии

Внесение изменений на титульном листе о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4 Инструкции).

Так выглядит образец исправления ошибки в трудовой книжке на титульном листе:

Исправления в разделах о работе и награждениях

В отличие от титульной страницы, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных, признанных недействительными, записей не допускается (пункт 30 Правил, пункт 1.2 Инструкции). Все изменения делаются через признание записей недействительными и внесение новых, правильных сведений (пункт 30 Правил).

Объясним на примере, как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в дате приема на работу. В этом случае в соответствующем разделе после последней заполненной строки указывается следующий порядковый номер и дата внесения изменения. В третью графу вписывается:

«Запись за номером таким-то недействительна».

После этого пишут правильную формулировку. В четвертую графу вносятся правильные реквизиты приказа или иного документа, оформившего решение работодателя, сведения из которого были внесены некорректно (пункт 1.2 Инструкции).

Так выглядит образец исправления в трудовой книжке записи, внесенной ошибочно, в 2019 году:

Примерно так же выглядит образец исправления записи в трудовой книжке, если по решению суда работника восстановят в должности. В таком случае информация об увольнении признается недействительной, а кадровому специалисту следует написать:

«Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе» или «в прежней должности».

Основанием для указания новых данных является решение суда. Его реквизиты необходимо вписать в четвертую графу.

При изменении формулировки причины увольнения пишут:

«Запись за номером таким-то недействительна, уволен на основании. (указывается новая формулировка)».

В четвертой графе делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (пункт 1.2 Инструкции).

Если гражданин обнаружит ошибку после увольнения, и он нигде не трудоустроен, он вправе обратиться к бывшему работодателю с заявлением указать правильные сведения. В таком случае кадровику следует:

  • в первой имеющейся свободной строке написать наименование организации, чьим представителем он является;
  • затем признать записи под определенными номерами недействительными, заполняя все четыре графы по общим правилам;
  • ниже указать верную информацию;
  • написать должность, указать Ф.И.О. и расписаться, поставить печать.

Отдельно расскажем о ситуации, когда работодатель изменил название. В таком случае в новой пустой строке в третьей графе кадровик пишет (условно):

«Общество с ограниченной ответственностью «Пион» (ООО «Пион») с 15.02.2019 переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Астра» (ООО «Астра»)».

В четвертой графе вписывают реквизиты документа, на основании которого произошло изменение, например, «Решение общего собрания собственников от 13.02.2019». В первых двух графах ничего не пишут.

Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2020 году: образец

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

  1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
  2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.

Исправления могут вноситься следующими способами:

  1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
  2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Запись можно признать недействительной двумя способами:

  1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
  2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

  1. Организацией, допустившей ошибку.
  2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

  1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
  2. На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую запись также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

Записи, не подлежащие исправлению

Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:

  1. Исправить ошибку, в порядке, указанном в законодательстве. Мотивируется это тем, что там нет прямого указания, что такие ошибки исправлять нельзя или указания, что исправлять можно только сведения о работе или награждениях.
  2. Оставить все как есть, поскольку на титульный лист можно вносить только изменения.

И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.

Во избежание таких казусов кадровику при заполнении данных следует быть очень внимательным и заполнять только на основании документа, а работнику внимательно читать данные, перед тем как поставить свою подпись.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector